Dar nombre a un libro de Excel

Excel 2007 funciona como un libro y puede tener un número variable de páginas. En la parte superior de su interfaz aparece por defecto el nombre Libro 1.Microsoft Excel. Debemos dar un nombre a nuestro libro para poder localizarlo posteriormente entre nuestros archivos, de lo contrario tendríamos muchos archivos con el mismo nombre de Libro 1.
Para ello haremos clic en el menú Archivo y seleccionaremos la opción Guardar como.

En la parte superior del menú localizaremos la unidad donde queremos guardar nuestro libro. En el apartado Nombre del archivo escribiremos el nombre con que queramos identificar el documento y en el apartado Tipo seleccionaremos el formato en que deseemos guardarlo.

Al hacer clic en Guardar el nuevo nombre del archivo aparecerá en la parte superior de la interfaz.

Para recuperar el documento, deberemos clicar en el menú Archivo y seleccionar Abrir.

Localizaremos la unidad donde hayamos guardado nuestro libro, lo seleccionaremos, haremos clic en

Abrir y podremos volver a trabajar en él. Para guardar nuestro libro con los cambios que hayamos efectuado, volveremos al menú Archivo y seleccionaremos la opción Guardar.  El documento quedará guardado en la misma unidad, con el mismo nombre y con la nueva información incorporada.

Hojas de Excel

Los libros de Excel ofrecen por defecto tres hojas: Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3, que aparecen en la parte inferior del interfaz. A continuación aparece una pestaña sin nombre, que es donde deberemos clicar si queremos añadir nuevas hojas a nuestro libro de Excel. Las nuevas hojas incorporadas aparecerán con un nombre correlativo Hoja 4, Hoja 5... 

Si queremos eliminar alguna hoja, deberemos situarnos encima de ella y hacer clic con el botón derecho del ratón, en cuyo caso se nos abrirá una lista de opciones, donde seleccionaremos Eliminar. Al hacerlo, la numeración se alterará, con lo cual deberemos repetir el proceso de hacer clic en la hoja con el botón derecho y seleccionar en este caso la opción  Cambiar nombre.

En este mismo menú encontramos la opción Color de la etiqueta, que nos permite dar un formato de color a hojas que contengan datos relacionados.

Formatos de Excel

En una hoja de Excel podemos trabajar con formatos de imagen, letras y números. Los formatos de imagen, texto y Word Art son parecidos a los utilizados en otros programas de Micrsoft Office 2007, como Word o Power Point.

1. Imágenes: Podemos insertarlas como fondo de página, abriendo la pestaña Diseño de página y seleccionando Fondo. Se nos abrirá la pantalla Fondo de hoja ,  seleccionaremos la imagen que deseamos utilizar y haremos clic en Abrir. La imagen se insertará como un mosaico  en todas las páginas del libro.  La imagen tienen sólo una función decorativa para ser proyectada en el ordenador, pero no aparece cuando se imprime.
2. Insertar imágenes en una celda:  Abrimos la pestaña Insertar y seleccionamos Imagen. Se nos abrirá la pantalla Insertar imagen , buscaremos el archivo que deseemos insertar y haremos clic en Insertar. Una vez insertada la imagen, podemos modificarla con la barra de herramientas formato de imagen. Podremos variarle el tamaño, recortarla, colorearla, variarle el brillo y el contraste, enmarcarla, etcétera.

Formatos de fuente.

Como ocurre en todos los programas de Microsoft, Excel ofrece la posibilidad de elegir entre diferentes tipos de letra, a los que podemos aplicar los formatos de negrita, cursiva y subrallado, cambiar el color de la letra y variar su tamaño. Estas herramientas las encontraremos en la pestaña Inicio, Fuente. Si activamos la pequeña flecha que se encuentra en el margen inferior derecho, se nos abrirá la pantalla Formato de celdas, que incluye las pestañas Número, Alineación, Fuente, Bordes, Relleno y Proteger.Esta misma pantalla se nos abrirá si activamos los bloques de Alineación o Número.

Si abrimos la pestaña Fuente encontraremos todas las herramientas de texto. Además de las funciones resumidas en la pestaña Inicio, encontraremos la posibilidad de aplicar distintos tipos de subrayado, algunos efectos de fuente y la posibilidad de tener una Vista previa .
Observaréis que no existe el efecto de cambiar las letras a Mayúsculas o Versales, como ocurre en el procesador de textos Word. No obstante, puedo aumentar o reducir el tamaño de las letras activando los iconos que aparecen en el bloque Fuente del menú inicio:

Al aumentar el tamaño de la fuente, variará automáticamente el tamaño de la celda.

Formato de fecha

Excel permite dos formatos de fecha: fecha corta, que incluye día, mes y año, y fecha larga, que además incluye el día de la semana. Para definir el tipo de formato de fecha  que deseemos aplicar a nuestra/s celda/s, podemos acceder a este formato a través del bloque Número, que encontramos en la pestaña Inicio.

Al activar el icono del triángulo, se nos desplegará la lista de opciones y podremos elegir entre fecha larga o corta. En este caso, Excel aplicará un formato predeterminado.

Si queremos escoger entre diferentes formatos de fecha, deberemos abrir Formato de celdas, activar la pestaña Número y seleccionar Fecha.

 Excel nos mostrará diferentes tipos de formatos de fecha, deberemos seleccionar la que nos interese y aceptar. 

Formato de número

Podemos encontrar los formatos de número utilizables en Excel en la pestaña Inicio, activando la flecha del margen inferior derecho del bloque Fuente y abriendo la pestaña Número, o activando la misma flecha que aparece en el bloque de herramientas Número. En ambos casos se nos abrirá la pantalla Formato de  celdas , donde encontraremos la pestaña número.

El formato de número aparece organizado en una lista de Categorías: 

• General: No tiene formato específico y permite usar letras y números.
• Número :Es el indicado para trabajar con números. Permite escoger el número de decimales que deseamos incluir, colocar un separador de miles y trabajar con números negativos.



formato de número

• Moneda: Permite escoger las posiciones decimales que queremos aplicar, trabajar con números negativos y especificar la moneda con que se trabaja (euros, libras, etc)

Podemos seleccionar el tipo de moneda haciendo clic en el desplegable que encontramos en el apartado Símbolo y aceptando.

formato de celdas

Modificar columnas, filas y celdas

     La interfaz del programa Excel se muestra con columnas, identificadas por las letras del abecedario, filas, identificadas por los números y celdas, formadas por la intersección de una columna y una fila. La celda B1 corresponderá a la fila 1 de la columna B.

     Las columnas tienen una anchura de 10,71, predefinidas por el sistema. Las filas tienen una altura de 15, también por defecto y las celdas tendrán la anchura y la altura definidas por los elementos anteriores.

     Aún así, nosotros podremos modificar la anchura y la altura de columnas y filas situándonos con el ratón encima de su nombre (las letras o los números, respectivamente) y utilizando el botón secundario del ratón, que nos mostrará la opción. Una vez seleccionada ésta, escribiremos la medida deseada y aceptaremos.

   También podemos modificar las dimensiones de la celda seleccionando diversas celdas consecutivas y clicando con el botón primario del ratón la opción combinar y centrar que encontraremos en el bloque alineación de la pestaña inicio:

Herramientas del euro

Excel dispone de la función Euroconvert, que  convierte un número de euros a la moneda de un estado que ha adoptado el euro, o bien convierte un número de una moneda de un estado que ha adoptado el euro a otro utilizando el euro como moneda intermedia . Las monedas disponibles para conversión son las de los estados miembro de la Unión Europea (UE) que han adoptado el euro. La función utiliza los tipos de conversión fijos establecidos por la UE.

En el caso de que esta función no esté instalada, podemos instalarla y cargarla en Excel a través de la pestaña Archivo, donde seleccionaremos Opciones y, a continuación, elegiremos Complementos.
En el margen inferior encontraremos la instrucción Administrar: Complementos de Excel, a cuyo lado encontraremos la instrucción Ir, donde haremos clic con el ratón. 
 Se nos abrirá una lista con los complementos disponibles y marcaremos la opción Herramientas para el euro y haremos clic en Aceptar.

 Esta función se instalará en la parte final de la pestaña Fórmulas, en el bloque Soluciones:

Si queremos transformar una cantidad de euros a pesetas, por ejemplo, escribiremos el importe a transformar abriremos la pestaña Fórmulas  y haremos clic en Euroconversión.
Se nos abrirá una pantalla con cinco apartados. En el apartado Rango de origen, aparecerá el libro y la celda donde se halla escrita la cantidad a transformar.
A continuación nos situaremos con el cursor en el apartado Rango de destino y después haremos clic en la celda donde queremos insertar el resultado y el nombre de la celda aparecerá dentro del bloque.
En el bloque De- Conversión de moneda, podemos abrir el desplegable y seleccionar de la lista la moneda que queremos transformar y en el apartado A la moneda a que queramos transformarla.  En el último apartado Formato de conversión escogemos simplemente Moneda y hacemos clic en Aceptar y la cifra resultante se insertará en la celda de destino.

cortar, copiar y pegar en excel

Copiar funciones

Si deseamos insertar una función repetidamente en una serie de datos, deberemos insertarla en un par de celdas, seleccionarlas  y hacer clic en Copiar del bloque Portapapeles de la pestaña Inicio. A continuación seleccionaremos las celdas donde queramos pegar esta función y haremos clic en Pegar. Se nos desplegará una lista de opciones y seleccionaremos Pegado especial.
 Al hacer clic en ella se abrirá un menú, donde seleccionaremos la opción Fórmulas y aceptaremos.  La fórmula se aplicará a todas las celdas.

Sumar

Podemos realizar la operación de sumar diversas cantidades situándonos debajo de las cantidades que deseamos sumar y  clicando en el icono de autosuma , que encontramos en el bloque Modificar de la pestaña Inicio. Excel hará una selección de las celdas, que quedarán marcadas por una línea intermitente y sólo tendremos que clicar en Intro para que la operación se lleve a cabo.

En el caso de que Excel seleccione unas cantidades que no sean las que nosotros deseemos, podemos corregir la selección clavando el cursor y arrastrándolo hasta completar la selección deseada.

También podemos realizar la operación de sumar insertándola desde la lista de funciones. Podemos acceder a ella haciendo clic en fx de la barra de funciones, localizarla e insertarla, o también podemos encontrarla desde la pestaña Fórmulas, buscando en el bloque Biblioteca de funciones el libro que corresponde a funciones Matemáticas y trigonométricas. Al hacer clic en el desplegable, se nos ofrecerá la lista de funciones, organizada alfabéticamente, donde deberemos seleccionar la opción Suma. 

Tanto si clicamos en fx como si localizamos la función en la Biblioteca de funciones, se nos abrirá la misma pantalla:

La función Suma tiene por defecto dos argumentos:Número 1 y Número 2. Al abrir la pantalla, nuestro cursor aparece automáticamente colocado en el primer argumento y sólo tendremos que clicar en la celda cuyo contenido queremos sumar. A continuación situaremos nuestro cursor en el segundo argumento (Número 2) y haremos clic en la siguiente celda que deseamos sumar. Automáticamente nos abrirá un nuevo argumento (Número 3) por si queremos añadir más sumandos, pues el programa puede trabajar con cinco sumandos. A continuación sólo nos faltará hacer clic en Aceptar y la suma se habrá realizado. 

También podemos ejecutar la función Suma manualmente, colocando el signo = en la celda donde queremos que se inserte el resultado, haciendo clic en el primer sumando e introduciendo el signo + antes de hacer clic en el siguiente. Cuando hayamos incluido todos los elementos que deseamos sumar, sólo tendremos que hacer clic en Intro y Excel  nos insertará el resultado.

Calcular un tanto por ciento sobre un importe

Si deseo calcular un tanto por ciento de descuento sobre un importe determinado, deberé situarme en la celda donde deseo que se inserte el resultado y aplicar manualmente la fórmula, como haría usando una calculadora.

Por ejemplo, si al importe de 2567,8 (celda B4) le quiero aplicar un descuento del 26%(celda B5), me situaré en la celda B6 e introduciré el signo =, para que el programa comprenda que quiero realizar un cálculo. A continuación clicaré en la celda B4 para que incorpore su contenido y escribiré el signo de multiplicación *. Después haré clic en la celda B5 que indica el tanto por ciento de descuento y escribiré el signo de división /. Para finalizar escribiré el número 100 y haré clic en intro. Veréis la fórmula reflejada en la barra de fórmulas.

Para aplicar el descuento, deberé situarme en la celda B7, volver a escribir el signo = , clicar en la celda B4 , introducir el signo de la resta - , hacer clic en el importe de la celda B6 y clicar en Intro para que se introduzca el resultado de la operación. La fórmula introducida sería: =B4-B6.

Expresar una cantidad como tanto por ciento.

Si queremos comprobar qué tanto por ciento representa una cantidad respecto de un importe global, seleccionaremos las celdas donde queramos que este porcentaje se exprese y le aplicaremos el formato Porcentaje, que encontraremos en el bloque número de la pestaña Inicio.

Una vez aplicado el formato, nos situaremos en la celda donde deseemos insertar el porcentaje e introduciremos el signo =. A continuación haremos clic en el importe que queramos representar como porcentaje e insertaremos el signo de la división /. Para finalizar, haremos clic en el importe global que sirve de referencia para calcular el porcentaje y lo introduciremos clicando en Intro.

Por ejemplo, si quiero saber qué porcentaje representa cada uno de los gastos domésticos sobre el importe total, en este caso 684,00€, deberé seleccionar previamente las celdas C3 a C11 y aplicar en ellas el formato %. A continuación me situaré en la celda C3 e introduciré la siguiente fórmula =B3/B12, que iré aplicando sucesivamente a cada una de las celdas, cambiando el contenido de la celda inicial.

Como podeis ver en los resultados de la columna C, Excel expresará los diferentes importes de la columna B en términos de tanto por ciento.

Aplicar un tanto por ciento de reducción.

En el caso de que tengamos que recortar gastos y deseemos aplicar un tanto por ciento de reducción, Excel nos calculará el importe resultante de este recorte.

Suponiendo que deseemos recortar un 5% todos los gastos que sean superiores al 10 por ciento del importe total, me situaré en la celda E3 e introduciré la siguiente fórmula:
= B3*(1-D3)
Siendo B3(108,00€) , D3(5%) y 1 el primer elemento de la fórmula (B3).
Para aplicar la reducción a las sucesivas celdas, sólo tendremos que ir seleccionando las celdas a qué queramos aplicar una reducción:= B4*(1-D4), B5*(1-D5), etc.
Podemos comprobar la operación calculando el porcentaje con la fórmula tradicional y descontando el resultado del importe global:
=B3*5/100= 5,40€
Si restamos este importe de los 108,00€, el resultado será 102,6€.

uso del paréntesis en las fórmulas

Cuando dentro de una sola fórmula existen diferentes operaciones: sumar, restar, multiplicar y dividir, el programa calcula siempre en primer lugar la multiplicación y la división, antes que las operaciones de sumar y restar.
Si queremos que primero sume o reste y luego divida y multiplique deberemos usar el signo de paréntesis. El uso del paréntesis nos permite establecer cual de estas operaciones se va a calcular primero.

Si queremos hacer la siguiente operación:

 2+5*3 e introducimos en la celda la fórmula: =2+3*5 el programa nos dará como resultado 17, porque habrá multiplicado primero y después habrá realizado la suma.

Para que el resultado sea correcto, deberemos utilizar el signo del paréntesis e introducir la siguiente fórmula:

=(2+3)*5, en cuyo caso el programa nos dará el resultado correcto, pues habrá sumado primero y habrá multiplicado el resultado de la suma por 5

Insertar formas en Excel.

Al igual que en Word o Power Point, podemos también insertar formas en Excel. Para ello clicaremos en la pestaña Insertar y seleccionaremos formas. Se nos abriran una lista de formas y seleccionaremos la que deseemos. El cursor adoptará la forma de una cruz y, presionando el botón primario del ratón, dibujaremos la forma en el tamaño desado.


Una vez dibujada la forma, se nos abriran las herramientas de dibujo y formato. Con la forma que hemos dibujado seleccionada, activaremos el desplegable de los estilos de forma para seleccionar el que nos convenga.

Una vez insertada, podremos ya escribir en el interior de la forma insertada, seleccionando, como siempre,  el tipo de letra o la alineación del texto en la pestaña de Inicio.

Dar formato a la celda

     En el bloque alineación  de la pestaña inicio encontraremos las herramientas que nos permiten modificar el formato de las celdas en cuanto a Número, Alineación, Fuente, Bordes y relleno, así como proteger el libro de posibles cambios no deseados.

     Parte de estas herramientas están resumidas en el bloque de alineación de la pestaña inicio, pero sólo nos permite encontrar algunas opciones, como la alineación centrada, a la izquierda o a la derecha, la dirección del texto, aumentar o disminuir la sangría, ajustar el texto a la celda o combinar diversas celdas en un único espacio.

     En la pestaña bordes podemos escoger líneas inclinadas, colores y tipos de línia:

En la pestaña relleno podemos pintar el interior de la celda con una trama del color que escojamos o con efectos de relleno degradado con los colores que deseemos.

Imprimir un archivo de Excel

     Si deseamos imprimir un archivo de Excel debemos tener abierta la hoja del libro que queremos imprimir. Así mismo, tendremos que comprobar cómo será la vista de  impresión del documento para que el archivo no quede cortado al ser impreso. Para ello clicaremos en la pestaña Vista, en cuyo inicio encontraremos las dos maneras de ver el documento : Normal , que es la apariencia que tiene el documento mientras trabajamos en él y diseño de página, que es la imagen que tendrá al imprimirse.

     Seleccionando la opción diseño de página, nos aparecerán las marcas de página en forma de líneas horizontales y verticales y podremos comprobar si el documento aparece íntegramente.

     En el caso de que éste quede partido, podemos variar la anchura y altura de columnas y filas, como ya vimos anteriormente. También podemos variar la orientación de la página a imprimir. Para ello deberemos clicar en la pestaña Diseño de página , seleccionar la opción Orientación del bloque Configurar página y elegir la orientación Vertical o Horizontal.

Vista preliminar

También podemos acceder a la configuración de página para modificar los márgenes del documento que queremos imprimir a través de la herramienta Vista preliminar, cuyo icono es una hoja de papel en blanco con una lupa. Podemos situar esta herramienta en la barra de herramientas de acceso rápido que se encuentra en la parte superior de la interfaz de Excel.

Esta pestaña ofrece la posibilidad de imprimir, configurar la página, aplicar un zoom al documento y mostar los márgenes establecidos en él

Al hacer clic encima de Configurar página se abre una pantalla que contiene cuatro pestañas: página, márgenes, encabezado y pie de página y hojas. 

En página podremos variar la orientación vertical de la hoja a una orientación horizontal. En márgenes podremos modificar el margen superior e inferior, izquierda y derecha o centrar el documento en la hoja de Excel. Una vez el diseño de impresión se haya adaptado a nuestas necesidades, clicaremos cerrar vista preliminar para volver a Excel.

Ordenar datos

     Excel nos permite ordenar los datos que hemos entrado en las celdas siguiendo un orden ascendente o descendente. Esta ordenación es posible en una lista de palabras, en cuyo caso se seguirá un orden alfabético de  A-Z o de  Z-A, así como en una lista de números, que se organizará de mayor a menor o viceversa. 

Encontraremos la herramienta para ordenar en la pestaña inicio, ordenar y filtrar donde encontraremos el icono, que activaremos después de seleccionar los elementos que deseemos ordenar.

En el caso que el orden de los elementos que deseamos organizar responda al criterio de una lista personalizada, deberemos seleccionar el criterio de orden personalizado. Se nos abrirá una pantalla donde encontraremos el menú criterios de ordenación. Al activar la lista desplegable encontraremos la opción lista personalizada. Al activarla se nos abrirán las listas personalizadas que contiene Excel,  elegiremos la lista que queramos ordenar y aceptaremos.  Posteriormente, podremos seleccionar la ordenación ascendente o descendente sin alterar el orden de la lista.

Insertar funciones

Excel nos permite realizar operaciones aritméticas insertando funciones. Podemos acceder a ellas clicando en el icono de autosuma, que encontramos en el bloque modificar de la pestaña inicio.


Si deseamos acceder a funciones diferentes de la suma, podemos clicar en el desplegable y accederemos a la pantalla insertar función.  También podremos acceder a la misma pantalla clicando en fx de la barra de fórmulas:




La pantalla de insertar función está dividida en tres partes. Buscar una función aparece activada con un sombreado que nos permite escribir el nombre de la función que necesitemos.  Seleccionar una categoría nos permite escoger en una lista desplegable donde se agrupan las diferentes funciones de Excel. Por defecto, aparecen siempre seleccionadas las categorías  usadas recientemente en nuestro ordenador, de manera que las funciones que podamos escoger en la lista seleccionar una función no contiene todas las posibilidades de Excel.



 Para verlas todas, deberemos abrir el desplegable y seleccionar la opción Todas, en cuyo caso la lista seleccionar una función aparecerá completa e incluirá todas las funciones de Excel organizadas en orden alfabético.

Insertar funciones II:suma, resta, multiplicación y división

Para insertar una función tenemos que clicar previamente en la celda donde queremos que se realice la operación y elegir la función.

Automáticamente, Excel hará una selección de las celdas e indicará el tipo de función a aplicar.

El sector seleccionado quedará rodeado de una línea intermitente de selección. En este momento deberemos comprobar las celdas seleccionadas automáticamente, pues el programa puede seleccionar en sentido vertical o horizontal. Si la selección de Excel no corresponde a nuestros objetivos, realizaremos la selección manualmente con el botón primario del ratón. Podemos hacer selecciones discontinuas siempre que mantengamos presionada la tecla control mientras hacemos la selección.

Para aceptar sólo tendremos que dar a la tecla Intro.

Si deseamos introducir una fórmula manualmente, deberemos situarnos en la celda donde queremos que aparezca el resultado e introducir el signo = con el teclado. El programa sabrá que vamos a introducir una fórmula y el signo = aparecerá en la barra de fórmulas. A continuación, clicaremos en las celdas cuyo contenido numérico queramos utilizar, añadiremos los signos aritméticos que deseemos y el contenido numérico de la otra celda que intervenga en el proceso.

Los signos numéricos són:

+ Suma.

_ Resta

*Multiplicación

/División

Así, la introducción manual de una fórmula nos mostraría una imagen parecida a la siguiente:

Trabajar con fechas I

Una vez aplicado el formato de fecha a un conjunto de celdas previamente seleccionada, Excel nos permite elaborar series de fechas. Para ello debemos escribir las dos primeras fechas, seleccionarlas y arrastrarlas presionando con el botón izquierdo del ratón. Podemos crear listas de fechas por años, meses o días.

El programa incluye diversas funciones para trabajar con fechas. Para insertar estas funciones podemos hacer clic en la marca fx de la barra de fórmulas, escribir el nombre de la función y seleccionarla, según podréis observar en la siguiente pantalla o acceder a ella desde la pestaña Fórmulas y seleccionarla desde allí.

En ambos casos se os abrirá la pantalla deseada.

Trabajar con fechas II

La función Días.Lab nos inserta en la celda deseada el número total de días laborables entre dos fechas. Para ello debemos situar el cursor en el apartado de Fecha_inicial y hacer clic en la celda de nuestra lista de fechas que contenga la fecha a partir de la cual queramos contar los días.
Después nos situaremos en el apartado Fecha_final y volveremos a nuestra lista para seleccionar la fecha. Una vez finalizado esto, sólo tendremos que aceptar y Excel insertará en nuestra celda el número total de días laborables.  Hay que tener en cuenta que el calendario de Excel sólo incluye como festivos los fines de semana y las fiestas de carácter universal. Por lo tanto, quedaran al margen las festividades locales.

Con otra función, Día.Lab, podemos saber en qué día concreto se cumple un período de tiempo a partir de una fecha determinada.

Si queremos saber, por ejemplo, qué día será contando 90 días laborables a partir de la fecha inicial del 1 de enero de 2013, deberemos localizar la función día.lab, situar el cursor en el espacio fecha_inicial i hacer clic en la celda de Excel donde se encuentre la fecha de partida. Después nos situaremos en el espacio Días y escribiremos el número de días laborables. Después de aceptar, Excel insertará en la celda el resultado de la fórmula, en este caso sería martes, 07 de mayo de 2013.
Para que el resultado se inserte en formato de fecha debemos haber aplicado previamente a la celda este formato.