Dar formato a la celda

     En el bloque alineación  de la pestaña inicio encontraremos las herramientas que nos permiten modificar el formato de las celdas en cuanto a Número, Alineación, Fuente, Bordes y relleno, así como proteger el libro de posibles cambios no deseados.

     Parte de estas herramientas están resumidas en el bloque de alineación de la pestaña inicio, pero sólo nos permite encontrar algunas opciones, como la alineación centrada, a la izquierda o a la derecha, la dirección del texto, aumentar o disminuir la sangría, ajustar el texto a la celda o combinar diversas celdas en un único espacio.

     En la pestaña bordes podemos escoger líneas inclinadas, colores y tipos de línia:

En la pestaña relleno podemos pintar el interior de la celda con una trama del color que escojamos o con efectos de relleno degradado con los colores que deseemos.

Imprimir un archivo de Excel

     Si deseamos imprimir un archivo de Excel debemos tener abierta la hoja del libro que queremos imprimir. Así mismo, tendremos que comprobar cómo será la vista de  impresión del documento para que el archivo no quede cortado al ser impreso. Para ello clicaremos en la pestaña Vista, en cuyo inicio encontraremos las dos maneras de ver el documento : Normal , que es la apariencia que tiene el documento mientras trabajamos en él y diseño de página, que es la imagen que tendrá al imprimirse.

     Seleccionando la opción diseño de página, nos aparecerán las marcas de página en forma de líneas horizontales y verticales y podremos comprobar si el documento aparece íntegramente.

     En el caso de que éste quede partido, podemos variar la anchura y altura de columnas y filas, como ya vimos anteriormente. También podemos variar la orientación de la página a imprimir. Para ello deberemos clicar en la pestaña Diseño de página , seleccionar la opción Orientación del bloque Configurar página y elegir la orientación Vertical o Horizontal.

Vista preliminar

También podemos acceder a la configuración de página para modificar los márgenes del documento que queremos imprimir a través de la herramienta Vista preliminar, cuyo icono es una hoja de papel en blanco con una lupa. Podemos situar esta herramienta en la barra de herramientas de acceso rápido que se encuentra en la parte superior de la interfaz de Excel.

Esta pestaña ofrece la posibilidad de imprimir, configurar la página, aplicar un zoom al documento y mostar los márgenes establecidos en él

Al hacer clic encima de Configurar página se abre una pantalla que contiene cuatro pestañas: página, márgenes, encabezado y pie de página y hojas. 

En página podremos variar la orientación vertical de la hoja a una orientación horizontal. En márgenes podremos modificar el margen superior e inferior, izquierda y derecha o centrar el documento en la hoja de Excel. Una vez el diseño de impresión se haya adaptado a nuestas necesidades, clicaremos cerrar vista preliminar para volver a Excel.

Ordenar datos

     Excel nos permite ordenar los datos que hemos entrado en las celdas siguiendo un orden ascendente o descendente. Esta ordenación es posible en una lista de palabras, en cuyo caso se seguirá un orden alfabético de  A-Z o de  Z-A, así como en una lista de números, que se organizará de mayor a menor o viceversa. 

Encontraremos la herramienta para ordenar en la pestaña inicio, ordenar y filtrar donde encontraremos el icono, que activaremos después de seleccionar los elementos que deseemos ordenar.

En el caso que el orden de los elementos que deseamos organizar responda al criterio de una lista personalizada, deberemos seleccionar el criterio de orden personalizado. Se nos abrirá una pantalla donde encontraremos el menú criterios de ordenación. Al activar la lista desplegable encontraremos la opción lista personalizada. Al activarla se nos abrirán las listas personalizadas que contiene Excel,  elegiremos la lista que queramos ordenar y aceptaremos.  Posteriormente, podremos seleccionar la ordenación ascendente o descendente sin alterar el orden de la lista.

Insertar funciones

Excel nos permite realizar operaciones aritméticas insertando funciones. Podemos acceder a ellas clicando en el icono de autosuma, que encontramos en el bloque modificar de la pestaña inicio.


Si deseamos acceder a funciones diferentes de la suma, podemos clicar en el desplegable y accederemos a la pantalla insertar función.  También podremos acceder a la misma pantalla clicando en fx de la barra de fórmulas:




La pantalla de insertar función está dividida en tres partes. Buscar una función aparece activada con un sombreado que nos permite escribir el nombre de la función que necesitemos.  Seleccionar una categoría nos permite escoger en una lista desplegable donde se agrupan las diferentes funciones de Excel. Por defecto, aparecen siempre seleccionadas las categorías  usadas recientemente en nuestro ordenador, de manera que las funciones que podamos escoger en la lista seleccionar una función no contiene todas las posibilidades de Excel.



 Para verlas todas, deberemos abrir el desplegable y seleccionar la opción Todas, en cuyo caso la lista seleccionar una función aparecerá completa e incluirá todas las funciones de Excel organizadas en orden alfabético.

Insertar funciones II:suma, resta, multiplicación y división

Para insertar una función tenemos que clicar previamente en la celda donde queremos que se realice la operación y elegir la función.

Automáticamente, Excel hará una selección de las celdas e indicará el tipo de función a aplicar.

El sector seleccionado quedará rodeado de una línea intermitente de selección. En este momento deberemos comprobar las celdas seleccionadas automáticamente, pues el programa puede seleccionar en sentido vertical o horizontal. Si la selección de Excel no corresponde a nuestros objetivos, realizaremos la selección manualmente con el botón primario del ratón. Podemos hacer selecciones discontinuas siempre que mantengamos presionada la tecla control mientras hacemos la selección.

Para aceptar sólo tendremos que dar a la tecla Intro.

Si deseamos introducir una fórmula manualmente, deberemos situarnos en la celda donde queremos que aparezca el resultado e introducir el signo = con el teclado. El programa sabrá que vamos a introducir una fórmula y el signo = aparecerá en la barra de fórmulas. A continuación, clicaremos en las celdas cuyo contenido numérico queramos utilizar, añadiremos los signos aritméticos que deseemos y el contenido numérico de la otra celda que intervenga en el proceso.

Los signos numéricos són:

+ Suma.

_ Resta

*Multiplicación

/División

Así, la introducción manual de una fórmula nos mostraría una imagen parecida a la siguiente:

Trabajar con fechas I

Una vez aplicado el formato de fecha a un conjunto de celdas previamente seleccionada, Excel nos permite elaborar series de fechas. Para ello debemos escribir las dos primeras fechas, seleccionarlas y arrastrarlas presionando con el botón izquierdo del ratón. Podemos crear listas de fechas por años, meses o días.

El programa incluye diversas funciones para trabajar con fechas. Para insertar estas funciones podemos hacer clic en la marca fx de la barra de fórmulas, escribir el nombre de la función y seleccionarla, según podréis observar en la siguiente pantalla o acceder a ella desde la pestaña Fórmulas y seleccionarla desde allí.

En ambos casos se os abrirá la pantalla deseada.

Trabajar con fechas II

La función Días.Lab nos inserta en la celda deseada el número total de días laborables entre dos fechas. Para ello debemos situar el cursor en el apartado de Fecha_inicial y hacer clic en la celda de nuestra lista de fechas que contenga la fecha a partir de la cual queramos contar los días.
Después nos situaremos en el apartado Fecha_final y volveremos a nuestra lista para seleccionar la fecha. Una vez finalizado esto, sólo tendremos que aceptar y Excel insertará en nuestra celda el número total de días laborables.  Hay que tener en cuenta que el calendario de Excel sólo incluye como festivos los fines de semana y las fiestas de carácter universal. Por lo tanto, quedaran al margen las festividades locales.

Con otra función, Día.Lab, podemos saber en qué día concreto se cumple un período de tiempo a partir de una fecha determinada.

Si queremos saber, por ejemplo, qué día será contando 90 días laborables a partir de la fecha inicial del 1 de enero de 2013, deberemos localizar la función día.lab, situar el cursor en el espacio fecha_inicial i hacer clic en la celda de Excel donde se encuentre la fecha de partida. Después nos situaremos en el espacio Días y escribiremos el número de días laborables. Después de aceptar, Excel insertará en la celda el resultado de la fórmula, en este caso sería martes, 07 de mayo de 2013.
Para que el resultado se inserte en formato de fecha debemos haber aplicado previamente a la celda este formato.

Trabajar con fechas III

A través de la función Ahora podemos insertar la fecha y hora en que hayamos realizado un documento de Excel. Esta función no tiene argumentos, así que no debemos incluir ningún dato. Sólo tendremos que situarnos en la celda donde queramos que se inserte esta función, localizarla entre la lista de funciones de fecha y seleccionarla.

El programa nos insertará la fecha y hora.
Si sólo deseamos que se incluya la fecha, pero no la hora, podemos insertar la función Hoy, que es también una función sin argumentos donde no tenemos que incluir dato alguno.

Copiar y pegar fórmulas

      Supongamos que deseemos aplicar una misma función en diferentes celdas. En este caso deberemos aplicar la fórmula una vez y seleccionar la opción copiar. A continuación seleccionaremos el resto de celdas donde queramos que se efectúe la misma función y desplegaremos la lista de opciones de Pegar, donde podremos escoger la opción fórmula.

     Para quitar la selección de la celda copiada sólo deberemos clicar en la tecla Esc y desparecerá la selección.

Copiar el formato

          Como hemos visto en las primeras unidades, podemos modificar el formato de una columna, una fila o una celda. También podemos utilizar diferentes formatos de letra y de número. Toda esta información podemos copiarla con la herramienta copiar formato, que aparece al principio de la pestaña de Inicio.

copiar formato

           Para ello deberemos seleccionar el elemento cuyo formato deseemos copiar y, a continuación, clicar con el botón primario del ratón en el icono que tiene la imagen de una pequeña brocha:

                            Nuestro cursor adoptará la forma de la brocha y , automáticamente, modificará el formato de la fila, columna o celda que queramos.

Formato condicional

       Podemos aplicar un tipo de formato en determinadas condiciones. Para ello utilizaremos la herramienta formato condicional, que encontraremos en la barra de Inicio.

        Previamente deberemos seleccionar las celdas donde queramos que se aplique un determinado formato cuando el contenido de las celdas cumpla una condición determinada.

        A continuación clicaremos en Formato condicional y se nos desplegará una lista de opciones y seleccionaremos resaltar reglas de celdas. Se nos desplegará una lista de posibilidades y seleccionaremos la que queramos aplicar. En el caso de que queramos que el formato se aplique a una palabra, deberemos seleccionar la opción texto que contiene. El resto de las opciones se refieren a contenidos numéricos.

      Una vez aplicado el formato condicional podremos rellenar el contenido de las celdas, que se adaptarán al formato establecido.

Función si condicional

      No sólo podemos aplicar diferentes formatos en determinadas condiciones, sinó que podemos hacer que Excel realice determinadas operaciones cuando se cumplan unos requisitos concretos.

      Para ello localizaremos la función si, posicionando el cursor en la celda donde queramos que esta función se aplique.

   
 Al aceptar la función seleccionada se nos abrirá un menú integrado por tres apartados, que son los Argumentos de la función.








En el espacio correspondiente a la prueba lógica escribiremos la condición que deseemos que se cumpla:

1. Que el contenido de la celda BD > (mayor) a un valor determinado

2.Que el contenido de una celda sea < (menor) a un valor determinado

3. Que el contenido sea = (igual) a un valor determinado.

En el apartado valor si verdadero, anotaremos el cálculo que deseamos que se produzca si se cumple la condición anterior, por ejemplo un tanto por ciento de descuento.

En el apartado valor_si falso escribiremos lo que deseamos que se calcule en caso de que no se produzca la condición establecida. En el caso de un descuento, sería simplemente escribir 0.

Una vez establecida la fórmula haremos clic en Aceptar y Excel realizará el cálculo que, posteriormente, podremos copiar  y, previa selección de las celdas donde queramos que se aplique la misma fórmula, seleccionar Pegar y fórmula.

Insertar vínculos en Excel I

Los vínculos son enlaces que establecemos entre el contenido de una celda de Excel y otros contenidos, ya sea una página web de Internet u otro archivo o documento que tengamos guardado en nuestro ordenador.
Una vez insertado el enlace, el texto de la celda cambiará de color automáticamente y  al hacer clic en ella se abrirá automáticamente la página web o el archivo a que la celda esté vinculada.

Para vincular una celda a una página de internet deberemos abrir la página para copiar su dirección (URL) que encontraremos en la barra de direcciones del navegador.

A continuación nos situaremos en la celda a la que queremos vincular este contenido y buscaremos el icono Hipervínculo  en el bloque Vínculo de la pestaña Insertar.

Al hacer clic en él se abrirá una pantalla integrada por cuatro apartados. En el apartado Texto aparecerá el contenido de la celda que queremos vincular a la página web. En el último apartado Dirección pegaremos la URL o dirección de la página web y aceptaremos. Automáticamente el contenido de la celda cambiará de color, indicando que el vínculo está activo.

Insertar vínculos en Excel II

En el caso de que deseemos vincular el contenido de una celda a un documento guardado en nuestro ordenador, volveremos a situarnos en la celda que queremos vincular al documento y, en la pestaña Insertar haremos clic en Hipervínculo.

En el apartado Texto veremos el contenido de la celda que queremos vincular.
En el apartado Buscar en deberemos localizar la unidad de nuestro equipo donde se encuentre el archivo a vincular y los seleccionaremos.
En el bloque central tendremos activada la opción Carpeta actual y nos moveremos por la barra de desplazamiento vertical hasta localizar el archivo, seleccionarlo y aceptar. Al hacerlo, el contenido de la celda cambiará de color, indicando que el vínculo está activado.

En el caso de que deseemos eliminar los vínculos introducidos, deberemos situarnos sobre la celda y hacer clic con la parte derecha del ratón y se nos abrirá una lista de opciones que nos permiten modificar hipervínculo abriendo un menú donde podremos eliminar la dirección o pegar otra de distinta. Haciendo clic en Quitar hipervínculo el enlace desaparecerá y el formato de la celda recuperará su color original. 

Proteger el contenido de una celda.

      En el uso corriente de Excel podemos necesitar utilizar repetidas veces en una fórmula o función el contenido de una celda determinada. En este caso no bastará sólo con realizar la fórmula y aplicar las acciones de copiar y pegar, puesto que Excel desplazará la celda que necesitemos, alterando la operación.

         Para conseguir que se respete la celda seleccionada deberemos bloquear la celda aplicando el símbolo 

$ alrededor de la letra que identifica la columna de la celda. Recordad que una celda recibe el nombre de la columna y de la fila donde se ubica. La celda B3 estará así en la columna B y en la fila número 3.

         Para poder introducir el símbolo $ alrededor de la letra de la columna, primero deberemos escribir la fórmula o insertar la función.  Una vez aplicada, nos situaremos encima de la citada celda y su fórmula se reflejará en la barra de fórmulas.

En esta imagen podemos ver como la celda cuyo contenido es VERDADERO corresponde a la aplicación de una fórmula condicional según la cual C1>C4.

Situaremos el cursor en la barra de fórmulas, delante y detrás de la letra que representa la columna.  La siguiente imagen nos muestra cómo debe quedar la fórmula si deseamos bloquear el contenido de la celda:

Ordenar los contenidos de una tabla.

En el caso de que deseemos ordenar el contenido de una tabla que contenga diferentes informaciones, deberemos seleccionar toda la tabla, incluidos sus encabezados. A continuación localizaremos en la pestaña inicio la instrucción Ordenar y filtrar. Al activar el menú desplegable nos aparecerán los distintos encabezados con que hemos organizado nuestros datos y podremos seleccionar el que nos interese. Al aceptar, nuestra tabla se reorganizará a partir del criterio seleccionado, sin perder por ello la relación que debe existir con cada uno de los datos.

Si comparamos la segunda tabla, organizada por el número de CV de mayor a menor, veremos este cambio ha afectado a todos los conceptos de la tabla, pero que se mantiene la relación inicial entre ellos.

Aplicar un filtro

        Al trabajar con un conjunto de datos podemos necesitar concentrarnos en unos datos concretos. Excel nos permite aplicar unos filtros que nos muestren exclusivamente los contenidos que deseemos ver. Encontraremos esta herramienta en la pestaña Inicio, con la instrucción Ordenar y filtrar. La imagen del filtro corresponde al icono de un embudo.

Una vez clicamos encima del icono Filtro se aplicará una herramienta que nos permitirá desplegar el contenido de cada columna.

   Al activar este elemento desplegable, aparecerá el siguiente menú que contendrá la instrucción Seleccionar todo. Si la deseleccionamos, podremos clicar encima de los elementos que deseemos ver en exclusiva. El resto de la tabla no desaparecerá, sino que, simplemente, dejaremos de verla. Cuando queramos ver de nuevo todo el contenido, bastará con que eliminemos el filtro y desaparecerán los elementos extensibles situados en el encabezamiento de cada columna.

Insertar gràficos

Excel nos permite representar gráficamente los contenidos de una tabla. Para ello seleccionaremos simultáneamente las dos columnas que queramos representar gráficamente (recordad que para hacer selecciones simultáneas debemos tener activada la tecla control).
A continuación abriremos la pestaña Insertar i haremos clic en el bloque Gráficos. Se nos abrirá un menú donde aparecerán los diferentes tipos de gráficos, clasificados en grupos: Columna, Línea, Circular, Barra, Área, etc.

Una vez insertado el gráfico, se nos abrirá la pestaña Herramientas de gráfico, que presenta tres opciones Diseño, Presentación y Formato. Si activamos la pestaña Diseño podemos variar las opciones de color , mover el gráfico, cambiarlo por otro, etc.

En la pestaña Presentación podemos dar un título al gràfico, añadir rótulos a los ejes o fer que s'etiquetin les dades que es representen gràficament.

En la pestaña Diseño encontraremos posibilidades de modificar el formato de las letras o de las celdas.

función contar si

Además de aplicar funciones numéricas, excel nos permite contabilizar signos o palabras, a través de la función Contar si.

Para ello nos situaremos en la celda donde queramos obtener el resultado y insertaremos la función contar si.

Se nos abrirá una pantalla con dos opciones. En el espacio Interval seleccionaremos las celdas donde se encuentra la información que queremos transformar en información numérica.

En el espacio Criteris escribiremos la marca o palabra cuya frecuencia de aparición queremos contabilizar.

Al aceptar clicando D'acord, Excel escribirá cuántas veces se ha utilizado esta información. 

A partir de ahí, podremos aplicar a las cifras resultantes otras funciones, como calcular máximos, promedios, etc.

Función BuSCARV y BUSCARH

La función de Excel BUSCARV recorre los datos de una manera vertical (por eso incluye la letra "V" en su nombre) hasta encontrar el valor que buscamos.

Dado un listado de datos, nos colocaremos en una celda vacía y buscaremos la función BUSCARV.:

En el apartado Valor buscado escribiremos el valor que deseamos buscar, en este caso el nombre de la persona cuyos datos queramos localizar.
En el apartado Matriz_buscar_en seleccionaremos la tabla de datos sin incluir los títulos de la columna, en este caso sería el rango A2:C:21.
En el apartado Indicador de columnas escribiremos el número de orden de la columna, siendo A el número 1, B el 2, C el 3 etc.
El último apartado, con el nombre de  Ordenado es opcional. Para encontrar la coincidencia exacta deberíamos escribir en este apartado la palabra FALSO. Aceptamos, y el programa nos insertará la información deseada.

Podemos efectuar también búsquedas horizontales aplicando la función BUSCARH, donde la letra "H" hace referencia a la búsqueda de datos horizontal.

Colocaremos el cursor donde queramos que se inserte el resultado y abriremos la función BUSCARH.
 En el apartado valor buscado, escribiremos el valor que deseamos buscar, en este caso el nombre de una persona de la lista.
En el apartado Matriz_buscar_en seleccionaremos la tabla de datos, sin incluir los títulos.
En el apartado Indicador_filas especificaremos el número real de la fila, es decir excluyendo el título de manera que el primer nombre sería la fila 1, el segundo nombre la fila 2, etc.
Si queremos obtener el resultado exacto, en el apartado Ordenado deberemos escribir la palabra FALSO. Y ya solo faltará aceptar para conseguir la información deseada.